REGULAMIN

I ŚLĄSKIEJ STUDENCKIEJ KONFERENCJI NEONATOLOGICZNEJ KATOWICE, 22 LISTOPADA 2019 R.

 

 

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. I Śląska Studencka Konferencja Neonatologiczna odbędzie się 22 listopada 2019 r. w Auli im. prof. J. Szaflarskiego Wydziału Lekarskiego, Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach, ul. Medyków 18. Warsztaty odbędą się w Centrum Dydaktyki i Symulacji Medycznej, ul. Medyków 8b, 40-752 Katowice.

2. Definicje:

   1. Organizatorem Konferencji jest Studenckie Koło Naukowe Kliniki Neonatologii, Katedry Ginekologii i Położnictwa, Wydziału Lekarskiego w Katowicach, Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach.

   2. Komitet Naukowy stanowią nauczyciele akademiccy Kliniki Neonatologii oraz Katedry i Kliniki Ginekologii i Położnictwa SUM w Katowicach.

   3. Uczestnikiem Konferencji może zostać student uczelni medycznej oraz lekarze w trakcie specjalizacji lub stażu podyplomowego.

      1. Uczestnikiem biernym jest słuchacz Konferencji biorący udział w części wykładowej. Uczestnik bierny może zgłosić chęć udziału w części warsztatowej. 

      2. Uczestnikiem czynnym jest autor lub współautor pracy zakwalifikowanej do zaprezentowania w trakcie Konferencji. Uczestnik czynny może zgłosić chęć udziału w części warsztatowej.

   4. Potwierdzenie zakwalifikowania:

      1. Uczestnika biernego o zakwalifikowaniu do udziału w Konferencji, wysyłane na adres e-mail Uczestnika podany w formularzu rejestracyjnym. 

      2. Uczestnika czynnego i przedstawionej pracy o zakwalifikowaniu do udziału w Konferencji i zaprezentowania pracy na Konferencji, wysyłane na adres e-mail Uczestnika podany w formularzu rejestracyjnym.

   5. Ceryfikat to potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji wystawiane przez Organizatora na zakończenie Konferencji.

3. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.

4. Udział w Konferencji jest bezpłatny.

5. Do udziału w części wykładowej Konferencji, ze wzgledów organizacyjnych liczba dostępnych miejsc jest ograniczona do 100 osób. O uczestnictwie w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.

6. Do udziału w części warsztatowej Konferencji, ze wzgledów organizacyjnych liczba dostępnych miejsc jest ograniczona odpowiednio do 12, 15 i 20 miejsc, w zależności od rodzaju warsztatów. O uczestnictwie w części warsztatowej Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.

7. Organizator nie pokrywa kosztów uczestnictwa Uczestnika w Konferencji.

8. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski. Uczestnik czynny przesyła streszczenie nadesłanej pracy w języku polskim i angielskim.

9. W ramach Konferencji odbędą się:

   1. I Sesja Prac Oryginalnych,

   2. II Sesja Przypadków Klinicznych,

   3. Wykłady Specjalistów,

   4. Warsztaty praktyczne.

2. UCZESTNICTWO BIERNE

1. Uczestnictwo bierne jest możliwe tylko po uprzednim wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej w terminie od 1 października 2019 r. do 3 listopada 2019 r. lub do wyczerpania miejsc. O uczestnictwie w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń. Każdy zakwalifikowany uczestnik otrzyma drogą mailową potwierdzenie od Organizatora.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu nadsyłania zgłoszeń.

3. Uczestnik bierny:

   1. zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny,

   2. ma możliwość uczestnictwa w dyskusjach dotyczących wygłoszonych prac,

   3. otrzymuje certyfikat biernego uczestnictwa oraz pakiet konferencyjny.

4. Certyfikat uczestnictwa w Konferencji zostanie wystawiony po zamknięciu obrad Konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wystawienia Certyfikatu osobie, która nie uczestniczyła w obradach.

5. Uczestnictwo w części warsztatowej jest możliwe tylko po uprzednim wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej w terminie od 1 października 2019 r. do 10 listopada 2019 r. lub do wyczerpania miejsc. O uczestnictwie w części warsztatowej decyduje kolejność zgłoszeń. Każdy zakwalifikowany uczestnik otrzyma drogą mailową potwierdzenie od Organizatora.

3. UCZESTNICTWO CZYNNE

1. Uczestnictwo czynne jest możliwe tylko po uprzednim wypełnieniu formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej w terminie od 1 października 2019 r. do 20 października 2019 r. lub do wyczerpania miejsc. O uczestnictwie w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń. Każdy zakwalifikowany uczestnik otrzyma drogą mailową potwierdzenie od Organizatora.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu nadsyłania zgłoszeń.

3. Możliwe jest zgłoszenie prac oryginalnych i opisów przypadków klinicznych, które muszą mieć charakter pracy własnej autorów. Wszystkie doniesienia powinny być streszczone i przedstawione w języku polskim. Za treść i formę streszczenia odpowiada osoba zgłaszająca.

4. Współautorami prac nie mogą być opiekunowie prac.

5. Dopuszczalna liczba autorów jednej pracy wynosi 6 osób.

6. Uczestnik czynny:

   1. zgłasza co najmniej jedno streszczenie poprzez formularz rejestracyjny w stosownym terminie,

   2. wygłasza zakwalifikowaną pracę w danej sesji,

   3. otrzymuje Certyfikat uczestnictwa oraz pakiet konferencyjny,

   4. bierze udział w konkursie prac.

7. Streszczenie pracy oryginalnej powinno składać się z następujących części:

   1. wstęp,

   2. cel badań,

   3. materiały i metody,

   4. wyniki,

   5. wnioski,

   6. słowa kluczowe (3-10 oddzielone przecinkami).

8. Streszczenie pracy oryginalnej w językach polskim i angielskim nie może przekraczać 300 słów i nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.

9. Streszczenie opisu przypadku klinicznego powinno składać się z następujących części:

   1. wstęp,

   2. opis przypadku,

   3. wnioski,

   4. słowa kluczowe (3-10 oddzielone przecinkami).

10. Streszczenie opisu przypadku klinicznego w językach polskim i angielskim nie może przekraczać 300 słów i nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.

11. Prace zgłoszone niezgodnie z niniejszym Regulaminem zostaną odrzucone.

12. Certyfikat uczestnictwa w Konferencji zostanie wystawiony po zamknięciu obrad Konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wystawienia Certyfikatu osobie, która nie uczestniczyła w obradach oraz w sytuacji, gdy praca nie zostanie wygłoszona przez jej autorów.

4. WARUNKI PREZENTACJI PRAC W SESJI USTNEJ

1. Zakwalifikowane przez Komitet Naukowy prace zostaną wygłoszone podczas części wykładowej Konferencji, a streszczenia zostaną opublikowane w ramach uczelnianego czasopisma Annales Academiae Medicae Silesiensis w postaci suplementu.

2. Do wygłoszenia pracy zobowiązany jest jeden z jej Autorów.

3. Nieprzekraczalny czas przeznaczony na prezentację wynosi 7 minut, na dyskusję – 3 minuty. Elementem dyskusji jest rozmowa z Komitetem Naukowym w zakresie zaprezentowanej pracy.

4. Autorzy pracy są zobowiązani do przygotowania prezentacji multimedialnej w języku polskim w programie PowerPoint™ w formacie .ppt lub .pptx.

5. Nazwa pliku powinna zawierać nazwisko wygłaszającego i tytuł pracy.

6. Prezentacja multimedialna powinna zostać przesłana Organizatorowi najpóźniej do dnia 15 listopada 2019 r. na adres e-mail konferencjaneonatologiczna@sum.edu.pl

7. Prace nadsyłane po upływie wyznaczonego terminu, nie będą dopuszczone do prezentacji podczas konferencji.

8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niezgodność oprogramowania.

5. KONKURS PRAC

1. Każda sesja tematyczna stanowi odrębną jednostkę konkursową.

2. Prace konkursowe będą oceniane przez Komitet Naukowy pod kątem następujących elementów:

   1. wartości merytorycznej pracy,

   2. sposobu prezentacji oraz

   3. przeprowadzenia dyskusji.

3. Trzy prace spośród każdej sesji konkursowej zostaną nagrodzone. Nagroda obejmuje nagrodę rzeczową.

4. Od decyzji Komitetu Naukowego nie przysługuje odwołanie.

6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie Konferencji, programu Konferencji oraz prelegentów w dowolnym czasie, bez podania przyczyny.

2. Administratorem Danych Osobowych, jest Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach - ul. Poniatowskiego 15, 40-055 Katowice, tel. 32 208 3600, NIP: 634-000-53-01, REGON: 000289035;

   1. Aktualne dane kontaktowe do Inspektora ochrony danych dostępne są pod numerem tel. 32 208 3600 lub na stronie internetowej sum.edu.pl oraz iod.sum.edu.pl;

   2. Dane osobowe przetwarza się w celu rejestracji i obsługi uczestnictwa w I Śląskiej Konferencji Neonatologicznej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia RODO t.j udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych

   3. Odbiorcami danych osobowych są merytorycznie odpowiedzialni pracownicy Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz inne organy publiczne, które zwrócą się z prawnie uzasadnionym wnioskiem o udostepnienie danych osobowych.

   4. SUM nie przewiduje przekazywania danych osobowych do Państwa trzeciego.

   5. Dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. W uzasadnionych przypadkach okres ustalany na podstawie Zarządzeniem Rektora SUM Nr 79/2007 z dnia 31.08.2007r. z późn. zm. „Instrukcja Kancelaryjna dla Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach”.

   6. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawo do przenoszenia danych;

   7. Przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;

   8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych do organu nadzorczego;

   9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie danych osobowych uniemożliwi rejestrację i uczestnictwo w I Śląskiej Konferencji Neonatologicznej .

   10. W przypadku przetwarzania podanych danych osobowych nie zachodzi zautomatyzowane podejmowanie decyzji.

   11. W przypadku niedostatecznego zrozumienia znaczenia ww. treści możliwe jest uzyskanie informacji poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony Danych, którego dane kontaktowe dostępne są na stronie internetowej http://iod.sum.edu.pl oraz pod numerem tel. 32 208 3600.

3. Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem: Studenckie Koło Naukowe przy Klinice Neonatologii Katedry Ginekologii i Położnictwa Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach ul. Medyków 14, 40-752 Katowice oraz poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: konferencjaneonatologiczna@sum.edu.pl

4. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.

5. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik narusza zapisy Regulaminu Konferencji, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.

6. W trakcie Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora; dotyczy to w szczególności zakazu rejestracji (audio i/lub video i/lub foto).

7. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji rozstrzyga Organizator.

8. Regulamin Konferencji wchodzi w życie z dniem opublikowania.